Nelle piccole imprese la formazione sulla sicurezza si paga spesso due volte: una volta quando serve, e una seconda quando qualcuno si accorge che l’attestato è scaduto da mesi, che il nuovo assunto aveva già il corso, o che tre persone hanno rifatto il corso base al posto dell’aggiornamento. Non è colpa della legge, ma della mancanza di un calendario. Questa guida spiega come costruirlo per un’azienda da 5 a 50 dipendenti e come usarlo per tagliare gli sprechi.
I tre sprechi più comuni
- Rifare il corso base a chi ha già l’attestato. La formazione generale dei lavoratori (4 ore) vale per sempre e si porta con sé cambiando azienda. Chi la ripete al nuovo assunto sta pagando ore inutili.
- Lasciar scadere e ricominciare da capo. Se l’aggiornamento arriva in ritardo di poco, di norma basta l’aggiornamento stesso; ma se il ritardo si allunga o i rischi sono cambiati, il corso va rifatto per intero. Ogni mese di ritardo aumenta il rischio di dover ripagare tutto.
- Comprare corsi singoli in date sparse. Dieci attestati con dieci scadenze diverse significano dieci ordini, dieci promemoria e dieci occasioni di dimenticanza. Allineare le date riduce i costi di gestione.
Le periodicità da mettere in calendario
Raggruppare gli obblighi per frequenza aiuta a vedere il calendario a colpo d’occhio.
| Frequenza | Corsi | Durata dell’aggiornamento |
|---|---|---|
| Ogni anno | RLS | 4 ore fino a 50 lavoratori, 8 ore oltre |
| Ogni 2 anni | Preposto (nuovo Accordo Stato-Regioni 2025, da verificare) | Secondo il nuovo Accordo |
| Ogni 3 anni | Addetti al primo soccorso (D.M. 388/2003) | 6 ore gruppo A, 4 ore gruppi B e C |
| Ogni 5 anni | Lavoratori; dirigenti; datore di lavoro RSPP; addetti antincendio (D.M. 2 settembre 2021); attrezzature (Accordo 2012) | Lavoratori e dirigenti 6 ore; DL-RSPP 6, 10 o 14 ore; attrezzature 4 ore; antincendio secondo il livello di rischio |
| Secondo la Regione | HACCP (Reg. CE 852/2004 e norme regionali) | Variabile |
Il conteggio parte dalla data dell’attestato. Quando si fa l’aggiornamento, il nuovo periodo parte dalla data del nuovo attestato, non dalla vecchia scadenza. Per le ore della prima formazione vedi la guida sull’Accordo Stato-Regioni.
Costruire il calendario in quattro passi
1. Un foglio, una riga per persona e per corso
Basta un foglio di calcolo con queste colonne: nome, ruolo, corso, ente, data attestato, periodicità, data di scadenza, data promemoria. Se una persona ha quattro attestati, avrà quattro righe. La colonna “scadenza” si calcola in automatico sommando la periodicità alla data dell’attestato.
2. Raccogliere tutti gli attestati esistenti
Prima di comprare qualsiasi cosa, recupera gli attestati che già ci sono, compresi quelli portati dai dipendenti da lavori precedenti. Chiedi all’ente il duplicato di quelli smarriti: costa molto meno del corso. Solo a questo punto sai davvero cosa manca.
3. Fissare due finestre all’anno per i corsi in presenza
Antincendio, primo soccorso e la pratica sulle attrezzature richiedono la presenza fisica. Scegli due periodi dell’anno con poco carico di lavoro e concentra lì tutte le sessioni in aula. Gli aggiornamenti in e-learning, invece, si fanno a ridosso della scadenza, quando c’è tempo.
4. Un promemoria a 90 giorni
Tre mesi bastano per acquistare, far seguire il corso e ricevere l’attestato senza fretta. Metti la data del promemoria in un calendario condiviso con chi si occupa del personale e con il RSPP.
Allineare le scadenze: quando conviene
Anticipare un aggiornamento per farlo coincidere con quello dei colleghi ha un costo: si “bruciano” i mesi che restavano sull’attestato precedente. Conviene quando il corso è in presenza e riunire il gruppo evita una sessione in più; conviene meno per i corsi in e-learning, che ognuno segue da solo senza costi aggiuntivi di aula. Una regola pratica: allinea i corsi in presenza, lascia i corsi in e-learning alla loro scadenza naturale.
Nuovi assunti e cambi di mansione
Con un nuovo assunto il cronometro dei 60 giorni parte dal primo giorno di lavoro. Chiedi l’attestato già al colloquio: se ha la formazione generale, devi comprare solo la parte specifica e, se serve, gli incarichi speciali. Se arriva da un’azienda con rischio più basso del tuo, la specifica va integrata; se il rischio era uguale o superiore e la mansione è simile, spesso basta verificare che l’attestato sia in corso di validità.
Quando un lavoratore cambia mansione, arriva una nuova macchina o cambia il processo, la formazione specifica va integrata anche se l’attestato non è scaduto (articolo 37). Nel calendario aggiungi una riga “evento” accanto alle scadenze fisse, così l’obbligo non passa inosservato.
HACCP: la scadenza la decide la Regione
Per l’igiene alimentare non esiste una periodicità nazionale: il Regolamento CE 852/2004 impone la formazione e ogni Regione fissa durata e rinnovo. Nel foglio di calcolo inserisci la periodicità della Regione in cui si trova il locale, e ricontrollala se apri una seconda sede altrove.
Domande frequenti
Ho quattro attestati che scadono in mesi diversi: li allineo tutti?
Allinea quelli che richiedono la presenza (antincendio, primo soccorso, attrezzature) e lascia alla scadenza naturale quelli che fai in e-learning. Così risparmi sulle sessioni in aula senza perdere mesi di validità sugli altri.
Un dipendente dice di aver fatto il corso ma non ha l’attestato: cosa faccio?
Chiedi il nome dell’ente e la data approssimativa e richiedi un duplicato. Se l’ente non esiste più o non risponde, il corso va considerato non documentato e quindi da rifare: in caso di controllo conta solo ciò che puoi dimostrare.
Se faccio l’aggiornamento un anno prima, perdo quell’anno?
Sì: il nuovo periodo decorre dalla data del nuovo attestato. Per questo conviene anticipare solo quando c’è un vantaggio organizzativo concreto, come riunire un gruppo in aula.
Chi deve tenere il calendario in azienda?
La responsabilità è del datore di lavoro. In pratica il foglio lo tiene chi gestisce il personale, con il RSPP che lo controlla almeno una volta all’anno, in occasione della revisione del DVR o della riunione periodica.
I corsi collegati
- Aggiornamenti lavoratori, preposti e dirigenti
- Aggiornamento datore di lavoro RSPP
- Aggiornamenti RLS, antincendio, primo soccorso e attrezzature
- Aggiornamenti HACCP
- Offerte sui pacchetti di aggiornamento
Se non sai ancora chi, in azienda, deve fare quale corso, parti dalla guida sulla formazione per ruolo; per il quadro di legge leggi il D.Lgs. 81/08 per la piccola impresa.
Corsi collegati a questa guida
